Klarspråk: Skatteetatens sju tips for bedre brev

Skatteetaten gir informasjon om rettigheter og plikter. Derfor er det viktig at de som får brev fra oss forstår hva vi skriver.

Utydelig og vanskelig språk fører til misforståelser og feil. Skatteetaten får mange henvendelser på telefon og i skranke fra brukere som trenger hjelp til å tyde brev som de har mottatt fra oss. Vi ønsker å forbedre kvaliteten på språket i brevene våre, og gjøre gode vurderinger av om og når det er riktig å sende brev. Nye rutiner for utsendelser av brev skal sikre at vi tar i bruk klarspråk i hele etaten.

Hva er det rutinene skal sikre?

  • At vi skriver et godt og enkelt språk
  • Riktig tidspunkt for utsendelsen
  • At vi har en god tone i teksten
  • At vi har kunnskap om mottakeren

For å sikre at brevene våre blir bedre, har vi laget sju tips:

  1. Hva ønsker du at mottakeren skal gjøre og hvorfor er et viktig for mottakeren å gjøre dette? Det må fremheves i teksten. Og det må stå tidlig i teksten.
  2. Har du forklart hvordan og hvor du vil at mottakeren skal gjøre ønsket handling? Vær tydelig på hva de skal gjøre og hvordan de skal gjøre det. En kort lenke direkte til tjenesten er det beste. Skal de gjøre mer enn en handling? Lag en sjekkliste mottakeren kan gå gjennom.
  3. Kjenn mottakeren din. Hvor vil mottakeren helst få beskjed om at dette er viktig? I et brev, tekstmelding, i Altinn eller holder det at informasjonen ligger på skatteetaten.no?
  4. Er dette riktig tidspunkt å kontakte mottakeren på? Vi vet at det har liten effekt å sende ut påminnelser om fremtidige frister tett på fristen. Må du sende ut et brev, så gjør det ca tre uker før fristen går ut. Aldri send brev unødvendig.
  5. Har du testet at teksten er enkel å forstå, og at det er lett å gjøre det vi ønsker at mottakeren skal gjøre?
  6. Er det lett å få hjelp hvis mottakeren likevel ikke forsto det? Vær tydelig på hvor det er hjelp å få, skatteetaten.no, Facebook eller på 800 80 000.
  7. Har brevet en hyggelig tone og er det underskrevet? Vi vet at folk responderer bedre på brev som føles menneskelige, og hvor beskjeden er så personlig som mulig.